DolnySlaskMateriał przygotowany jest na podstawie 547 ofert złożonych na otwarte konkursy ofert ogłaszane przez Wydział Sportu, Wydział ds. Osób Niepełnosprawnych oraz Wydział Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi.

Wszystkie wymagania dotyczące oferty wymienione zawsze są w ogłoszeniu konkursowym. Wielokrotnie bardzo ciekawe projekty odrzucane są z przyczyn formalnych, gdyż organizacje nie dopełniły wszystkich stawianych wymogów formalnych.

Uniknięcie błędów formalnych/merytorycznych zwiększa szanse na przyznania dotacji na realizację projektów ogłaszanych w ramach zadań publicznych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego.

Błędy formalne mogą dotyczyć oferty, oferenta i wymaganych załączników.

Pierwszym podstawowym błędem jest niedokładne zapoznanie się z treścią ogłoszenia konkursowego, w której postawiona jest szereg warunków, wymagań, zastrzeżeń, które powinna spełniać oferta, takich jak:

  • złożenie oferty na właściwym wzorze formularza oferty;
  • złożenie oferty w formie papierowej i we właściwy sposób;
  • realizacja złożonego w ofercie zadania publicznego w określonym terminie;
  • zgodność zadania publicznego złożonego w ofercie z zadaniem konkursowym;
  • podpisanie wszystkich wymaganych dokumentów uprawnione osoby;
  • wypełnienie wszystkich pól, i rubryk w ofercie (formularz ma być kompletnie wypełniony);
  • dokonanie odpowiednich skreśleń w oświadczeniach na końcu formularza oferty;
  • deklaracja w kalkulacji przewidywanych kosztów wkładu finansowego oferenta w wymaganej wysokości;
  • zachowanie w kalkulacji przewidywanych kosztów wyznaczonego limitu kosztów administracyjnych/kosztów obsługi zadania;
  • złożenie oferty w odpowiednim terminie.

RegionalnyPunktDoradczyW ogłoszeniu konkursowym znajdują się wymagania co do oferentów:

  • oferta ma być złożona przez uprawniony podmiot;
  • oferent może złożyć tylko jedną ofertę na zadanie publicznej;
  • oferta musi zostać podpisana przez osobę/osoby upoważnione do składania oświadczeń woli, zgodnie z KRS-em/statutem/innym rejestrem określającym sposób reprezentacji.

W ogłoszeniu konkursowym znajdują się również wymagania dotyczące załączników do oferty:

  • wszystkie dokumenty wskazane jako obowiązkowe/obligatoryjne muszą zostać dołączone do oferty;
  • załączniki muszą zostać podpisane/poświadczone zgodnie z wymaganiami zapisanymi w ogłoszeniu konkursowym.

Poniższe dane przygotowano na podstawie ofert, złożonych na konkursy ogłaszane przez Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego. Wśród ofert 547 stwierdzono 212 ofert z błędami formalnymi, w których stwierdzono 299 błędów formalnych.

Tabela z rodzajami błędów.

Nazwa błędu Ilość błędów
Oferta na niewłaściwym druku 2
Brak wypełnienia wszystkich pól i rubryk w ofercie, brak skreśleń w oświadczeniach 62
Oferta niezgodna z ogłoszonym zadaniem konkursowym 17
Brak załączników i oświadczeń 39
Niewłaściwa Reprezentacja - oferta, oświadczenia, załączniki podpisane przez osób nieuprawnione, podpis tylko jednej osoby a reprezentacja jest dwuosobowa 32
Niewłaściwe pełnomocnictwo 4
Nieprawidłowy termin realizacji oferowanego zadania 15
Brak nazwy zadania 1
Oferta złożona przez nieuprawniony podmiot 2
Nieprawidłowo wypełniony kalkulacja przewidywanych kosztów – błędy rachunkowe, brak pełnego wypełnienia wszystkich pozycji kosztorysu. Brak wkładu własnego lub wkład własny poniżej wymaganego limitu. 18
Przekroczenie wyznaczonego limitu finansowego - koszty administracyjne, wysokości dofinansowania 22
Oferent składa więcej niż jedną ofertę na dane zadanie 2
Stanowisko finansowane częściowo z dotacji a częściowo jako wolontariat 3
Brak dodatkowych informacji dotyczących rezultatów realizacji zadania publicznego oraz analizy wystąpienia ryzyka w trakcie realizacji zadania publicznego 51
Brak informacji o prowadzeniu nieodpłatnej działalności pożytku publicznego 22
Nieprawidłowa wycena świadczenia wolontariuszy 1
Oferta złożona po terminie 3
Niezgodność terytorialna - część zadania realizowana poza Dolnym Śląskiem 1
Brak stron w ofercie (brak tabeli z kalkulacją kosztów) 2

 
Z danych wynika, że z 299 błędów, 185 to niewłaściwe wypełnienie ofert, co stanowi prawie 62 % wszystkich popełnionych błędów. Jednym ze sposobów uniknięcia tego rodzaju błędów, jest wprowadzenie do użytkowania w UMWD generatora wypełnienia wniosków. Wyeliminuje to błędy tego rodzaju.

Dobrą praktyką jest wprowadzenia zwyczaju spotkania z zainteresowanymi organizacjami pozarządowymi w trakcie ogłoszonego konkursu i wyjaśnianiu wszystkich zawiłości danego konkursu.

Doradca
Andrzej Stachowiak